Разработка программы автоматизации управленческого учета

Владимир Малахов

Журнал «Потенциал» №1-2, 2007г

Конец 2006 года ознаменовался для компании ООО «Стройтрансгаз-М» рядом знаменательных событий, одним из которых стало первое уверенное завершение крупного проекта. В ноябре 2006 года официально оформлено завершение всех работ по строительству объектов второй очереди Хакасского Алюминиевого завода в г. Саяногорск по контракту с РУСАЛом.

В процессе реализации этого и других проектов в компании созрело объективное понимание необходимости автоматизации части бизнес-процессов, особенно когда резко вырос объем документооборота, количество отчетности и значительно возросла потребность руководства в разносторонней управленческой информации для принятия своевременных решений.

Учитывая стратегические планы развития компании и потенциальный рост количества и сложности реализуемых проектов, очень актуальным стал вопрос автоматизации основных потоков финансовой и производственной информации с целью своевременного получения качественной управленческой отчетности.

Для решения этой и аналогичных задач в компании была начата разработка программы автоматизации управленческого учета, которая концептуально была сформулирована ещё в начале 2006 года. Поскольку текущие проекты на этот момент уже находились в завершающей стадии, было принято решение инвестировать в разработку специального программного обеспечения с началом нового проекта, который бы позволил не только сразу обеспечить единство информационной базы проекта, но и провести опытную эксплуатацию программных продуктов на небольшом объеме информации. Таким тестовым проектом стал контракт с ООО «Новоуренгойский газо-химический комплекс», дочерним предприятием ОАО «Газпром», в соответствие с которым наша компания выполняет работы по строительству первоочередных объектов пускового комплекса НГХК.

При выборе базового программного продукта для разработки приложений по автоматизации управленческого учета, компания исходила, прежде всего, из ситуации, сложившейся на рынке программного обеспечения для строительных организаций. Специфика строительных компаний состоит в том, что в ней присутствует столь значительное разнообразие бизнес-процессов, требующих автоматизации, что на рынке до сих пор не появился сколько-нибудь адекватный программный продукт уровня ERP-систем для строительной отрасли. В подобной ситуации многие строительные компании прошли один из двух возможных путей решения: либо двигаться от стандартного универсального программного продукта к настройке под потребности компании, либо создание собственных, подчас доморощенных продуктов, которые никак не поддавались усовершенствованию или объединению в единый комплекс. Наша компания выбрала компромиссный вариант.

Программа автоматизации управленческого учета в компании включает создание 4-х самостоятельных, но взаимосвязанных Приложений на платформе 1С-Предприятие 7.7. В качестве базы были выбраны следующие, наиболее важные для управления компанией блоки автоматизированных данных:

1. Управление договорами – учет, отчетность и анализ подготовки и исполнения договоров строительного подряда с Заказчиками и субподрядчиками и контроль текущей себестоимости строительства;
2. Бюджетное управление – учет, отчетность и анализ исполнения бюджетов, движения денежных средств и ликвидности;  
3. Управление материалами – учет, отчетность и анализ движения строительных материалов и оборудования;
4. Управление строительной площадкой – многофакторный учет и контроль реализации строительного контракта на местах с передачей информации в головной офис.  
   

Выбор относительно устаревшей платформы 1С-7.7 был обусловлен целым рядом причин, определяющих наилучшее соотношение цена - риски при реализации программы автоматизации, в том числе:

1. Существующая бухгалтерская программа 1С-Подрядчик строительства также реализована на платформе 1С-7.7, что позволяет производить перенос данных при необходимости;
2. Потенциальная стабильность и надежность продукта, перспектива эксплуатации на широком рынке до 5 лет, т.е. как раз тогда, когда появится насущная потребность модернизации системы УУ ;
3. Возможность сохранять базы и передавать их в новые продукты без потери информационной целостности в будущем;
4. Возможность переносить отчеты в табличные редакторы, В т.ч. пакета Майкрософт Офис с последующим преображением в нужный вид для различных целей;
5. Легкая обучаемость использованию программы в силу естественного наличия специалистов по 1С-7.7 в компании и на рынке труда, практическая независимость от отдельных специалистов по конкретному ПО, отсутствие необходимости жесткой привязки к сопровождению и обслуживанию.
6. Возможность легкого переконфигурирования и обновления специалистами по 1С.
7. Относительная дешевизна и распространенность платформы 1С и обновлений для неё.

Эти и другие факторы предопределили выбор программной СУБД для подготовки блоков автоматизации, к которым, кроме всего прочего, предъявлялись следующие требования:

1. Исключение двойного или тройного ввода данных и ведения дополнительных файлов и регистров для контроля и учета первичных источников информации;
2. Возможность передачи данных между блоками информации и удаленными пользователями продуктов в рамках утверждаемых полномочий;
3. Дружелюбный и адаптивный интерфейс с понятной логикой реализации управленческих задач;
4. 4. Возможность расширения и изменения отчетности в независимости от желания автора продукта.

Подобные и иные требования были в полной мере удовлетворены выбранной консалтинговой компанией IntelCont, которая в ноябре 2006 года пустила в рабочую эксплуатацию 1-й блок-модуль «Управление договорами».

Перед началом работы по подготовке Технических заданий на проектирование консультантами IntelCont было проведено комплексное обследование компании, которое позволило выявить специфические особенности и основные контрольные параметры инжиниринговой компоненты бизнеса компании.

В процессе подготовки технического задания была не только формализована стратегическая цель использования первого блока – Управление договорами, но и согласована разумная глубина погружения в предметное информационное поле, поскольку от полноты и объема вводимых данных зависит эксплутационная себестоимость программного продукта и результативность получаемой отчетности. В данном вопросе важно было выдержать разумный компромисс, поскольку занесение слишком большого числа данных может просто сорвать своевременную подготовку управленческой отчетности, что, в свою очередь, может фатально повлиять на принятие управленческих решений и ставит под сомнение целесообразность автоматизации управленческого учета в целом.

Как уже было замечено, главной целью функционирования блока «Управление договорами» является возможность контроля плановой и текущей себестоимости проекта до подведения финансовых результатов по бухгалтерской отчетности. Контроль себестоимости строительства является одной из наиважнейших задач для инжиниринговой компании, поскольку часто плановые сметные показатели не соответствую фактическим показателям. Возможность упредить критические отклонения до подведения бухгалтерских итогов реализована в программе в несколько этапов:

1. Расчет базовых показателей маржинальной доходности проекта в целом;
2. Расчет т.н. «Договорной» себестоимости» до начала работ по заключаемым договорам субподряда и поставок;
3. Контроль фактической себестоимости по актам выполненных работ по генподряду и субподряду в сравнении с текущим плановым показателем.

Текущий плановый показатель себестоимости меняется в соответствие с поступающими в проект изменениями и дополнениями, а также в связи с корректировкой графиков строительства или проектов производства работ. При этом фактическая себестоимость по маржинальному доходу сравнивается только в накоплении, когда плановый показатель актуализируется по последним договорным показателям.

Достижение поставленных целей реализуется в программе через совокупность форм запросов и согласованных отчетов, справочников, журналов и системы управляющих сигналов по активным показателям. В целом в программе можно получить:

1. Реестры договоров генподряда, субподряда и поставок в рамках общего проекта реализации;
2. Отчеты о динамике изменения договорной стоимости по генподряду и субподряду в течение всей жизни проекта;
3. Маржинальный пообъектный анализ договоров, в рамках которого идет контроль наполнения себестоимости;
4. Контроль набранных объемов работ по объектам и пакетам строительства;
5. Справки о выполненных работах по генподряду, субподряду и поставкам в аналитических разрезах;
6. Сводный анализ структуры договорной цены в разрезе подрядчиков;
7. Анализ маржинальной доходности проекта.

Дополнительно можно реализовать иные формы отчетности в соответствие с запросом руководства компании, в том числе и в рамках договоров сопровождения программы.

Работа с компанией строится по принципу совместного участия всех заинтересованных подразделений. Ввод основной информации по договорам осуществляет Договорный отдел, информация по структуре контрактной цены у Заказчика и субподрядчика оформляется сметным отделом, информация о договорах подряда представляется отделом материально-технического снабжения, информация о выполненных работах предоставляется производственно-техническим отделом. Для этого в названных отделах организованы рабочие места операторов, которые в соответствие с политикой безопасности имеют возможность получать отчетность по собственным данным. Сводную отчетность могут получать пользователи с правами аналитика, пользователи с правами руководителя могут получать любые отчеты, но не могут вносить данные. Всем процессом руководит администратор программы, которым является специалист по управленческому учету в составе финансово-экономического блока компании.