Основные ошибки разработчиков систем управленческого учета

Александр Сафаров, Тина Бабенкова

Журнал «Управленческий учет» № 6 2005 г.

Как показывает наш опыт, наиболее часто встречающиеся ошибки при разработке систем управленческого учета вызваны как отсутствием концептуального подхода к назначению системы и методологическими просчетами, так и недооценкой факторов, имеющих под собой личностную природу.

Систематизация наиболее часто повторяющихся ошибок позволяет классифицировать их в следующие группы:

• не определена цель управленческого учета


Прежде всего, необходимо сформулировать цель создания системы и определить ключевые направления учета. На разных этапах развития бизнеса, и в зависимости от его специфики это могут быть – управление запасами, контроль и оптимизация затрат, определение перспективного портфеля товарной продукции, жесткий контроль дебиторской задолженности и т.д.


• разделение двух систем учета – бухгалтерского и управленческого


Только очень веские основания, связанные со спецификой учета в компании могут служить причиной создания параллельного отдела для обработки бухгалтерской документации, но в управленческой системе. Лучший вариант - это настройка бухгалтерии на потребности управленческого учета и одноразовый ввод информации, тем более, что современные технические средства позволяют это сделать.


• не верно определена глубина аналитики по статьям затрат и местам их возникновения


На стадии проектирования системы недопустимо игнорировать потребности ключевых пользователей в различных срезах управленческой информации. Наилучший выход – интервьюирование менеджеров и учет собранных мнений при разработке плана счетов и структуры центров ответственности.


• отсутствует четкое описание бизнес-процессов и документооборота


В комплексных внутрифирменных системах управленческого учета, функционирующих в условиях бизнес-процессов с развитыми горизонтальными и вертикальными связями, нечеткая регламентация действий пользователей может стать причиной того, что после внедрения системы до 80% рабочего времени будет расходоваться непроизводительно.

Пользователь должен четко знать свою роль в цепочке обмена информацией, понимать какой документ он формирует, где берет информацию, кому передает, в какие сроки, кто владелец бизнес-процесса и т.д.


• система управленческих отчетов не нацелена на потребности конкретного менеджера


Необходимо сопоставить глубину представляемой отчетности с потребностями каждого руководителя, не загружая ее излишне. Вышестоящий уровень менеджмента нуждается в более агрегированной информации, чем менеджер, расположенный ниже на иерархической лестнице.


• не формализован порядок представления отчетности


Отсутствие системы регламентации внутренней отчетности отрицательно влияет на качество управленческой информации, провоцирует снижение исполнительской дисциплины. Возрастает риск недостоверности отчетности, регулярного возврата его на доработку, а следовательно, несвоевременного представления адресату.

Каждый участник системы управленческого учета должен иметь четкое представление о формах и сроках представляемой отчетности. Немаловажную роль при этом играет избирательно задействованные механизмы мотивации.


• отсутствие заинтересованности в управленческой информации со стороны линейных менеджеров, неверное определение потребителя информации


Как правило, это происходит, когда система внедряется принудительно «сверху». Изоляция руководителей подразделений от постановки задач на этапе проектирования, непонимание ими целей управленческого учета приводит к отторжению внедренной системы.

Руководители игнорируют обязанности своих подчиненных, возложенные на них кем-то с целью формирования отчетности для кого-то, и устанавливают для работников свои приоритеты, связанные с функциональной направленностью руководимого подразделения.

В результате, ежемесячно в компании генерируется целый пласт запаздывающей во времени управленческой информации, а менеджеры продолжают принимать решения вслепую.

Система управленческого учета становится неоправданно затратной, поскольку информация только тогда имеет ценность, когда она, с одной стороны, востребована, с другой – доступна в нужное время и в нужном месте.